​Workflows en Formulieren

In elke organisatie bestaan werkstromen, soms eenvoudig, soms complex waarbij meerdere personen een taak hebben uit te voeren. Regelmatig zijn hier ook formulieren bij betrokken. Werkstromen kunnen in het algemeen perfect geautomatiseerd worden, waardoor een veel efficiëntere afwikkeling en controle op het bedrijfsproces mogelijk is. En voor formulieren bestaat in bijna elke organisatie een grote voorkeur voor digitalisering. Het voordeel is duidelijk: er bestaat altijd maar één versie en gegevens die al beschikbaar zijn hoeven niet opnieuw te worden ingevoerd. De foutenkans wordt kleiner en de efficiency wordt vergroot.

Automatisering van administratieve processen in SharePoint

Bij een bedrijfsbreed communicatieplatform als SharePoint is het voor de hand liggend om daarin de automatisering van werkstromen uit te voeren. SharePoint leent zich daar perfect voor met o.a. een alerting syteem of een takenlijst op het dashboard. Voorbeelden van werkstromen binnen organisaties zijn er te over: denk aan administratieve processen (orders, offertes, e.d.) en productieprocessen, maar ook op de afdeling personeelszaken en op financiele afdelingen worden workflows gebruikt.

Taken verdelen en werkstromen definiëren

Bij procesinrichting worden de uitvoeringstaken uit de orderstromen verdeeld en toegewezen aan de juiste medewerkers. Daarbij wordt ook gedefinieerd wie verantwoordelijk is voor welke activiteiten en resultaten. Om het organisatieproces te beheersen wordt in een werkstroom tevens ingebed hoe medewerkers om moeten gaan met uitzonderingen, escalaties en bijvoorbeeld activiteiten die voortvloeien uit een preventief onderhoudsplan. Met een optimale procesinrichting kan een groter bedrijfsrendement gerealiseerd worden.

Snellere oplossing door ervaring

DiVa als SharePoint specialist wordt regelmatig gevraagd om werkstromen voor SharePoint uit te werken.  Microsoft biedt daarvoor het product SharePoint Designer. DiVa doet dat, zeker voor de complexere werkstromen, bij voorkeur met het gespecialiseerde softwareproduct Nintex. DiVa heeft enkele veelvoorkomende workflows "op de plank liggen" maar kan desgewenst vele andere workflows als oplossing aan u aanbieden. Voorbeelden zijn:

Goedkeuringsprocessen

• Credit/Debit forms
• Inschrijfformulieren  

IT processen

• Incidenten (issues/calls/RFC's)
• Aanvragen (accounts/mailbox/schijfruimte)

Reiskosten boeking

Wanneer medewerkers voor de organisatie reizen maken is het in het algemeen gewenst dat vóór de reis een duidelijke inschatting van de te maken kosten gegeven wordt. Bij één reis kunnen meerdere declaraties horen. Denk hierbij aan een huurauto, hotel of vliegticket. Diva heeft een reeks van workflows gemaakt die dit proces ondersteunen. Met deze workflow kan de werknemer die op reis gaat zelf de reis invoeren en de daarbij te maken kosten. Vervolgens kan er op diverse niveaus een goed- of afkeuring gegeven worden.

Invoice approval

Binnen bedrijven moeten steeds meer processen digitaal ondersteund worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het inboeken en goedkeuren van binnengekomen facturen. DiVa heeft een workflow ontwikkeld waarmee goedkeuring van binnengekomen facturen digitaal gedaan kan worden. Deze workflow ondersteunt het gehele traject: vanaf het moment dat de factuur wordt ingescand tot het moment dat de factuur goedgekeurd en betaald is.

Meer informatie